インディードのからくり｜求人の無料掲載と表示順位の仕組みを解説
記事公開日 : 2026/04/23
記事公開日 : 2026/04/27
内定承諾後の辞退理由｜円満に伝えるメール・電話の例文
.png)
内定承諾をしたものの、さまざまな事情で内定辞退を考え、伝え方に悩む方は少なくありません。
一度は入社を決めた手前、気まずさや申し訳なさを感じるのは当然です。
このページでは、転職活動において内定承諾後に辞退を決めた方へ向けて、企業側が納得しやすい理由の伝え方や、円満に辞退するための連絡マナーを解説します。
電話やメールで使える具体的な例文も紹介するため、参考にしてください。
内定承諾後の辞退は可能？考えられるリスクを解説
「内定承諾後に辞退することは本当にできるのか」と不安に思うかもしれませんが、結論から言うと辞退は可能です。
内定受諾後であっても、労働者には職業選択の自由が保障されています。
しかし、企業は入社を見越して準備を進めているため、内定承諾後の辞退が少なからず影響を与えることは事実です。
伝え方によってはトラブルに発展する可能性もゼロではないため、誠実な対応を心がける必要があります。
ここでは、辞退の法的な根拠と考えられるリスクについて解説します。
原則として入社2週間前までなら法的に辞退できる
内定承諾書や誓約書を提出した後でも、法的には入社の2週間前までであれば辞退が可能です。 これは民法第627条で「当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。
この場合において、雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する。」と定められているためです。
企業側はこれを理由に辞退を拒否することはできません。
いつまでに連絡すべきか迷う場合でも、最低でも入社の2週間前が最終的な期限となります。
損害賠償を請求されるケースはほとんどない
内定承諾後に辞退を申し出る際、最も不安を感じるのが金銭的なトラブルではないでしょうか。
結論から申し上げますと、辞退を理由に企業から損害賠償を請求されるケースはほとんどありません。
日本の法律では「職業選択の自由」が保障されており、民法の規定によっても、労働者は入社の2週間前までに申し出れば契約を解約できることになっているためです。
企業側は採用活動において、一人ひとりの選考や受け入れ準備に多額のコストを投じています。
内定辞退が発生すれば、求人広告の再掲載や選考のやり直しが必要になる場合もありますが、これらは企業が事業活動を行ううえで想定すべきリスクの範囲内と解釈されます。
そのため、正当な理由があり、かつ常識的な範囲内での連絡であれば、法的な責任を問われることはまずありません。
ただし、例外的なケースには注意が必要です。
例えば、入社を前提に企業が特別に用意した高額な備品や、個別の研修費用、社宅の契約金など、本人だけのために発生した明確な実損がある場合です。
また、入社直前まで連絡をせず、企業側に多大な損害を意図的に与えたとみなされる悪質なケースでは、稀に請求の議論に発展することもあり得ます。
とはいえ、辞退が決まった段階ですぐに誠実な対応を行い、謝罪の意を伝えれば、法的な紛争にまで至ることは極めて稀ですので、過度に恐れる必要はありません。
【例文付き】企業が納得しやすい内定承諾後の辞退理由
内定を辞退する際、最も悩むのが「理由をどう伝えるか」という点でしょう。
承諾後の辞退であるため、企業側もある程度納得できる理由を求めています。正直に伝えるべきか、当たり障りのない理由にすべきか迷うところですが、誠意のある伝え方をすることが大切です。
ここでは、企業が納得しやすい辞退理由の例を、具体的な伝え方とともに例文付きで紹介します。転職エージェントを利用している場合は、担当者に相談してみるのも一つの方法です。
正直に伝える場合の例としては、「他社の内定を承諾するため」という理由が挙げられます。
複数の企業に応募していれば、他社から内定を得ることは自然な流れです。そのため、他社への入社を決めたという事実は、企業側も納得しやすいといえます。
内定承諾前に伝えられればベストですが、承諾後であっても正直に伝えることで誠意を示せます。
「自身のキャリアプランを慎重に検討した結果、別の企業とのご縁を感じ、そちらの会社に入社することを決意いたしました」のように、悩んだ末の決断であることを伝えましょう。
この際、具体的な企業名を出す必要はありません。
また、家庭の事情や体調の問題といった、やむを得ない事情を伝える場合もあります。
「家族の介護が必要になった」「転居が困難になった」といった家庭環境の変化や、「自身の体調が悪化し、長期的な治療が必要になった」といった健康上の問題は、企業側も個人のプライバシーに踏み込みにくく、辞退を受け入れざるを得ない理由として扱われます。
詳細まで話す必要はなく、「誠に申し訳ございませんが、一身上の都合により、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
具体的には家庭の事情でして」のように、簡潔に状況を添えるだけで十分なケースが多いです。
詳細な理由を伝えたくない場合は、「一身上の都合」という表現を使っても問題ありません。
特に中途採用の選考では、企業側も他社に決まったのだろうと察してくれることがほとんどです。
ただし、内定を一度承諾したという経緯があるため、一言だけで済ませてしまうと誠意が足りないと受け取られる可能性もあります。
「大変恐縮ですが、熟慮を重ねた結果、今回は内定を辞退させていただきたく存じます」など、丁寧な言葉遣いを心がけることが円滑な手続きにつながります。
その場を穏便に済ませたいからと、安易に嘘の理由を伝えるのは避けるべきです。
特に同業界への転職の場合、どこかで話の辻褄が合わなくなり、嘘が発覚する可能性があります。
嘘が露見すると、非常識で失礼な対応と見なされ、ビジネスパーソンとしての信頼を失いかねません。巡り巡って入社先の企業に情報が伝わるリスクもゼロではなく、その後のキャリアに悪影響が及ぶことも考えられます。
後ろめたい気持ちから嘘をつきたくなるかもしれませんが、誠実な対応を心がけることが最善の道です。
正直に伝える場合：「他社の内定を承諾するため」
複数の企業に応募していれば、他社から内定を得ることは自然な流れです。
そのため、「他社への入社を決めた」という理由は、企業側も納得しやすいでしょう。
内定承諾前に伝えられればベストですが、承諾後であっても正直に伝えることで誠意を示せます。
「自身のキャリアプランを慎重に検討した結果、別の企業とのご縁を感じ、そちらの会社に入社することを決意いたしました」のように、悩んだ末の決断であることを伝えましょう。
具体的な企業名を出す必要はありません。
やむを得ない事情を伝える場合：「家庭の事情」「体調の問題」
家族の介護が必要になった、あるいは転居が困難になったといった家庭の事情や、自身の体調が悪化し長期的な治療が必要になったなどの健康上の問題は、内定承諾後であっても企業側が納得せざるを得ない正当な理由となります。
これらの事由は個人のプライバシーに深く関わるため、企業側もそれ以上に深く踏み込みにくく、やむを得ない事情として受け入れられやすい傾向にあります。
伝える際には詳細をすべて打ち明ける必要はありませんが、状況が変わったことを簡潔に添えることが大切です。
「誠に申し訳ございませんが、内定承諾後に予期せぬ家庭の事情が発生し、入社が困難な状況となりました」といった形で、当初の予定とは異なる不測の事態であることを強調します。
自身の体調不良が理由であれば、現在の健康状態では業務に支障をきたし、貴社に多大な迷惑をかけてしまうという観点から、誠実にお詫びを伝えるとよいでしょう。
一度は内定を承諾している以上、こうした理由を伝えても申し訳ない気持ちは残るものです。
しかし、無理をして入社しても早期退職につながるリスクがあり、結果として企業にさらなる損害を与える可能性もあり得ます。
辞退の意思が固まった段階で、取り繕うことなく早急に連絡を入れることが、相手企業に対する最低限の誠意です。
具体的な伝え方として、電話であれば「一身上の都合により辞退させていただきたく存じます。実は家庭の事情でございまして」と添えるだけで、状況は十分に伝わります。
辞退理由は「一身上の都合」としても問題ない
詳細な理由を伝えたくない場合は、「一身上の都合」という表現を使っても問題ありません。
特に中途採用の選考では、企業側も「他社に決まったのだろう」と察してくれることがほとんどです。
ただし、内定を承諾したという経緯があるため、「一身上の都合で」の一言で済ませてしまうと、誠意が足りないと受け取られる可能性もあります。
「大変恐縮ですが、熟慮を重ねた結果、今回は内定を辞退させていただきたく存じます」など、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
嘘の理由を伝えることのリスクと注意点
その場を穏便に済ませたいからと、安易に嘘の理由を伝えるのは避けるべきです。
特に同業界への転職の場合、どこかで話の辻褄が合わなくなり、嘘が発覚する可能性があります。
嘘がばれると、非常識で失礼な対応と見なされ、ビジネスパーソンとしての信頼を失いかねません。
巡り巡って入社先の企業に伝わるリスクもゼロではなく、その後のキャリアに悪影響が及ぶことも考えられます。
後ろめたい気持ちから嘘をつきたくなるかもしれませんが、誠実な対応を心がけることが最善です。
円満に辞退するために押さえておきたい連絡マナー4選
内定承諾後の辞退は、企業に迷惑をかける行為であるという認識を持つことが大切です。
理由を伝えるだけでなく、連絡のタイミングや手段、言葉遣いといったマナーを守ることで、相手に与える印象は大きく変わります。
誠意のある対応をすることで、円満な辞退につながります。
ここでは、トラブルを避けるために最低限押さえておきたい連絡のマナーを4つ紹介します。
辞退の連絡をすること自体が、社会人としての責任です。
辞退を決意したら1日でも早く連絡を入れる
辞退の意思が固まったら、可能な限り早く、1日でも早く連絡を入れましょう。
企業は入社に向けて人員計画や備品の準備、研修の段取りなど、さまざまな準備を進めています。
連絡が遅れれば遅れるほど、企業側の損失や迷惑が大きくなってしまいます。
連絡しづらい気持ちは分かりますが、先延ばしにすることは相手への誠意を欠く行為です。
迅速に連絡することが、最低限の社会人としてのマナーと言えます。
連絡手段はまず電話、つながらなければメールが基本
内定承諾という重要な約束を覆すことになるため、辞退の連絡はメールだけで済ませるのではなく、まずは電話で直接伝えるのが最も丁寧な方法です。
採用担当者に直接、自分の言葉でお詫びと感謝の気持ちを伝えることで、誠意が伝わりやすくなります。
ただし、担当者が不在であったり、何度かけてもつながらなかったりする場合には、取り急ぎメールで一報を入れ、後ほど改めて電話をかけるようにしましょう。
始業直後や終業間際を避けて連絡する
電話をかける際は、相手企業の就業時間内にかけるのが基本です。
その中でも、朝礼やメールチェックで忙しい始業直後や、退勤間際で慌ただしい終業前後の時間帯は避けるのがマナーです。
比較的落ち着いている可能性が高い、午前10時から12時、または午後2時から5時あたりを目安に連絡するとよいでしょう。
相手の都合を配慮する姿勢が大切です。
転職エージェントを介している場合は、まず担当のエージェントに連絡し、その後の対応を相談してください。
内定へのお礼と辞退へのお詫びを丁寧に伝える
辞退の意思を伝える前に、まずは選考に時間を割いて内定を出してくれたことへの感謝を述べましょう。
その上で、内定を承諾したにもかかわらず辞退することになってしまった事実に対して、深くお詫びの言葉を伝えます。
「感謝」と「謝罪」の両方を丁寧に伝えることで、相手の心証も大きく変わります。
企業からの返信に対しても、真摯な態度で対応することが、円満な解決につながります。
【ケース別】内定辞退を伝える電話・メールの例文
内定承諾後の辞退という重要な連絡においては、言葉選びの一つひとつが誠意のバロメーターとなります。ここでは、企業側の感情にも配慮した具体的なコミュニケーションの例をケース別に紹介します。
電話で直接伝える際は、まず自身の氏名と要件を簡潔に告げ、採用担当者への取り次ぎを依頼してください。担当者が電話に出たら、貴重な時間を割いて選考を行い、内定を出してくれたことへの感謝を伝えた上で、辞退の意思を明確に述べます。
「お世話になっております。先日、内定の通知をいただきました〇〇です。採用担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。……お世話になっております。この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。大変申し上げにくいのですが、一身上の都合により、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。一度は承諾しておきながら、多大なるご迷惑をおかけし、心よりお詫び申し上げます」
このように、お詫びの言葉を強調することが大切です。もし担当者が不在の場合は、戻り時間を確認して自分からかけ直す旨を伝えます。重要な内容であるため、伝言を頼むよりも自身の言葉で伝える姿勢を見せる方が誠実です。
電話がつながらないまま時間が経過してしまう場合は、取り急ぎメールで一報を入れます。件名は「内定辞退のご連絡／氏名」とし、一目で内容がわかるように工夫しましょう。本文では、電話を差し上げたものの繋がらなかったためメールでの連絡になった旨を書き添え、改めて辞退のお詫びと感謝を丁寧に綴ります。メールは証拠として残るため、誤字脱字がないよう慎重に作成してください。
電話で直接辞退を伝える際の会話の流れと例文
電話では、まず自分の名前と要件を伝え、採用担当者に取り次いでもらいます。
担当者に代わったら、改めて挨拶し、内定へのお礼を述べた後、辞退の意思を明確に伝えます。
お世話になっております。
先日、内定の通知をいただきました〇〇（氏名）と申します。
採用担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。
お世話になっております。
〇〇です。
この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
大変申し上げにくいのですが、一身上の都合により、内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
担当者が不在だった場合に折り返しを依頼するときの伝え方
採用担当者が不在だった場合は、まず電話に出た方に担当者の戻り時間を尋ねることが大切です。
一度は入社を承諾した重大な事案であるため、相手からの折り返しを待つのではなく、自分から改めて電話をかける姿勢を示すことがビジネスマナーとして極めて重要です。
「左様でございますか。それでは、採用担当の〇〇様は何時ごろお戻りになる予定でしょうか」と尋ね、戻り時間に合わせて自ら連絡を入れる旨を伝えましょう。
この際、電話に出た方に内定辞退という具体的な要件まで詳しく話す必要はありません。「内定の件で大切なご相談がありお電話いたしました」といった、抽象的かつ丁寧な表現に留めるのが賢明です。また、回答期限が迫っている場合や、内定を保留にしてもらっている状況であれば、その期限についても念頭に置きつつ、迅速に再連絡を行うスケジュールを立ててください。
もし、当日のうちに担当者が戻らない場合や、何度電話をかけても不在が続くようであれば、取り急ぎメールで一報を入れるのが適切な対応です。
メールには「お電話いたしましたが、ご不在でしたのでメールにて失礼いたします」と書き添えた上で、内定辞退の意思を簡潔に記します。
電話とメールを適切に組み合わせることで、連絡が滞るリスクを避け、誠実な対応を尽くしていることを企業側に印象付けることができます。
電話がつながらない場合に送るメールの書き方と例文
何度か電話しても担当者と連絡がつかない場合は、まずメールで辞退の旨を連絡します。
件名だけで要件が分かるようにし、本文では電話をしたけれどもつながらなかったことを伝えましょう。
件名：内定辞退のご連絡／氏名
本文：
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。
先日、内定の通知をいただきました〇〇です。
先ほどお電話させていただきましたが、ご多忙のようでしたので、メールにて失礼いたします。
この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
大変恐縮ではございますが、一身上の都合により、内定を辞退させていただきたく存じます。
貴社には多大なご迷惑をおかけすることとなり、心よりお詫び申し上げます。
本来であれば直接お詫びすべきところ、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ではございますが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
内定承諾後の辞退に関するよくある質問
内定承諾後の辞退というイレギュラーな状況では、さまざまな疑問や不安が生じるものです。
一度は入社を約束した手前、企業側から強い叱責を受けたり、法的な責任を問われたりしないかという懸念は、多くの求職者が抱く共通の悩みと言えます。
ここでは、辞退を伝える際に起こりがちなトラブルや、多くの人が気になる点について、よくある質問形式で回答します。
事前に知識を身につけておくことで、不測の事態にも落ち着いて対応できるようになります。
Q. 辞退を伝えた際に引き止められたらどうすればいいですか。
感謝の意を伝えつつ、辞退の意思が固いことを毅然とした態度で伝えましょう。「大変ありがたいお話ですが、熟慮の末に決断したことですので、辞退させていただきたく存じます」とはっきりと伝えます。
引き留めのための条件交渉に応じてしまうと話がこじれる原因になるため、強い意志を持って断ることが重要です。
Q. 菓子折りを持ってお詫びに伺う必要はありますか。
原則として、菓子折りを持参して直接謝罪に伺う必要はありません。電話やメールで誠意を尽くして連絡すれば、気持ちは十分に伝わります。企業側も対応に時間を割くことになるため、急な訪問はかえって迷惑になる可能性が高いです。
Q. 提出した書類は返却してもらえますか。
履歴書や職務経歴書の返却は法律で義務付けられていないため、返却されないことが一般的です。
多くの企業では個人情報保護方針に基づき、社内規定に沿って責任をもって破棄されます。辞退したからといって、書類が不適切に扱われるといったトラブルを過度に心配する必要はありません。
Q. 辞退を伝えた際に引き止められたらどうすればいい？
感謝の意を伝えつつ、辞退の意思が固いことを毅然とした態度で伝えましょう。
「大変ありがたいお話ですが、熟慮の末に決断したことですので、辞退させていただきたく存じます」とはっきりと伝えます。
引き留めのための条件交渉に応じると話がこじれる可能性があるため、強い意志を持って断ることが重要です。
引き止めにあっても決意は変わらないという姿勢を示してください。
Q. 菓子折りを持ってお詫びに伺う必要はある？
内定承諾後の辞退という重大な決断をした際、誠意を示すために菓子折りを持って直接謝罪に伺うべきか悩む方は多いですが、原則としてその必要はありません。
現代のビジネスシーンでは、電話やメールで迅速かつ丁寧に連絡を入れることが最も重要視されます。
企業側も採用活動で多忙を極めているため、突然の訪問や対面での謝罪対応は、かえって担当者の業務時間を奪う負担になりかねません。
まずは電話で直接お詫びを伝え、担当者としっかり意思疎通を図ることが、社会人としての適切なマナーといえます。
もし企業から貸与品を返却したり、入社関連書類を郵送で戻したりする必要がある場合は、書類に丁寧な添え状を同封するのが望ましい対応です。
添え状には、内定をいただいたことへの感謝と、承諾後の辞退により多大な迷惑をかけることへの謝罪の言葉を改めて記しましょう。
対面での謝罪にこだわるよりも、辞退が決まった時点で1日でも早く連絡を入れ、企業側が次の採用活動へスムーズに移行できるように配慮する姿勢こそが、真の意味での誠実さとして受け取られます。
一方で、知人の紹介（リファラル採用）で内定を得た場合などは、紹介者の顔を立てる意味で、状況に応じた個別の対応が必要になることもあります。
しかし、一般的な中途採用であれば、菓子折りを持参しての謝罪は不要ですので、過度な心理的負担を感じる必要はありません。
まずは基本に立ち返り、電話での迅速な報告と誠実な謝罪の言葉に注力することが、円満な解決に向けた最善の方法です。
Q. 提出した履歴書や職務経歴書は返却してもらえますか？
選考過程で提出した履歴書や職務経歴書などの応募書類については、原則として返却されないことが一般的です。
法律上、企業側にこれらの書類を応募者に返却する義務はないため、多くの企業では選考終了後や内定辞退後に、社内の個人情報保護方針に基づいて責任を持って破棄する運用をとっています。
もし書類の返却を希望する場合は、返却が可能かどうかを個別に問い合わせる必要がありますが、対応してもらえるかどうかは企業の規定次第となります。
内定承諾後の辞退という状況において、応募書類の取り扱いがその後の自身のキャリアに悪影響を及ぼすのではないかと不安を感じる方もいるかもしれません。
しかし、適切な手続きを経て辞退を伝えれば、書類の内容が外部に漏れたり、不当に利用されたりすることはありません。
企業は個人情報の取り扱いに対して厳格な基準を設けており、辞退したという事実や書類の情報が、他社での選考や今後の転職活動に直接的なマイナスの影響を与えるケースは極めて稀です。
書類が返却されないことを過度に心配するよりも、預けた個人情報が適切に管理・破棄されることを信頼し、まずは誠実な態度で辞退の連絡を完了させることに注力しましょう。
どうしても書類を回収したい特別な理由がある場合を除き、社会人としてのマナーを守った対応を心がけることが、円満な解決に向けた最善の方法となります。
まとめ
内定承諾後の辞退は、民法上認められた権利であり、法的な問題はほとんどありません。
しかし、入社を前提に準備を進めていた企業へ影響を与えることは事実です。
そのため、辞退を決意したら1日でも早く、まずは電話で連絡を入れるのが社会人としてのマナーです。
その際は、内定をいただいたことへの感謝と、辞退することへのお詫びを誠心誠意伝えましょう。
円満な辞退は、不要なトラブルを避け、自身のキャリアを守るためにも重要です。
関連記事
Z世代の就職観と採用戦略について
記事公開日 : 2026/04/09
