退職代行を使われたらどうすればいい？会社・人事が行うべき対応とは

退職代行を使われた場合、企業としては突然の連絡に動揺することも多いですが、まずは冷静な対応が必要です。退職代行業者から連絡があった際には、本人の退職意思をしっかりと確認するとともに、退職代行の種類や身元を丁寧に把握することが重要です。退職代行ごとに対応可能な業務や法的権限に違いがありますので、企業は安易に対応方法を統一せず、適切な判断を心がける必要があります。

本記事では、退職代行の種類や、サービス別の対応方法などを解説していきます。「実際に退職代行を使われたことがあるが、正しい対処法がわからなかった」「今後に備えておきたい」「退職代行を使われないような会社にしたい」とお考えの方は、ぜひご覧ください。

退職代行とは何か

退職代行とは、従業員本人に代わって会社に退職の意思を伝える専門サービスのことを指し、退職代行サービスとも呼ばれています。このサービスは、仕事を辞めたいと考えていても自分から言い出しにくい場合や、上司とのやり取りで強いストレスを感じている方にとって大きな助けとなります。また、会社での人間関係のトラブルやパワハラ、過度な引き止めなどで悩んでいる際に、安心して退職できるようサポートするのも退職代行サービスの特徴です。

利用者が直接会社へ出向いて退職の意思を伝える必要がなくなるため、精神的な負担やストレスを大幅に軽減できる点が大きなメリットです。スムーズな退職手続きをサポートし、退職に伴うトラブルを防ぐ役割を果たしています。なお、退職代行サービスには、退職の意思を伝えるだけのものから、法的な交渉や調整が可能な弁護士が対応するサービスまで幅広い種類があり、サービス内容や対応範囲が異なる点に注意が必要です。

退職代行サービスの主な種類

退職代行サービスは大きく3つの種類に分類されます。具体的には、弁護士事務所による退職代行サービス、退職代行ユニオン（労働組合）によるもの、そして民間の退職代行サービスです。これら各種の退職代行サービスは、サービス内容や法的効力が異なるという特徴があります。

弁護士事務所

弁護士事務所が提供する退職代行サービスは、他のサービスと比べ法的専門性が高いことが特徴です。弁護士は法律に基づき、退職に関わる手続きを代理で行うことができます。たとえば、退職の意思表示だけでなく、未払い賃金や残業代の請求、労働条件の交渉まで対応可能です。これにより、退職を巡るトラブルが発生した場合でも、法的に適切な解決を図ることができます。

また、弁護士が関与する場合は、会社側も退職の意思が確実であることを認識しなければなりません。無理に退職を拒むことは法的リスクを伴うため、冷静かつ慎重な対応が求められます。具体的には、退職日の調整や退職後の契約関係の整理などについて、弁護士と円滑なコミュニケーションを図ることが重要です。

実際の事例では、弁護士による退職代行を利用した労働者が未払い給与の支払いを求めて交渉したケースも見られます。こうした場合、弁護士は労働者の代理人として、労働基準法や判例に基づいた請求を行い、必要に応じて裁判手続きにも踏み切ります。企業としては速やかに対応し、法令遵守を徹底することで不必要な紛争を避けることができます。

さらに弁護士事務所のサービスは、労働問題に精通した専門家が対応するため、内容証明郵便による正式な通知や法的助言も受けられます。これにより、退職後のトラブル発生を未然に防ぐことができる点も大きなメリットです。企業は弁護士からの連絡に対して丁寧かつ迅速に対応し、必要な書類提出や返却物の処理など退職手続きを滞りなく進めることが求められます。

退職代行ユニオン

退職代行ユニオンは労働組合法に基づき設立され、労働組合が運営しています。主に法的権限の面で、他の退職代行サービスと異なります。団体交渉権を有しており、従業員の代理人として使用者側と交渉できるため、未払い残業代の請求や退職条件に関する調整も積極的に行えます。

特徴として、企業内に労働組合がない場合に外部組合として利用が可能な点が挙げられます。正社員、契約社員、派遣社員など雇用形態を問わず加入できるため、幅広い労働者の権利保護に貢献しています。

交渉が解決しない場合は裁判手続きに進むこともありますが、あくまで労働組合としての交渉代理であり、法的な裁判代理権は持たないため、その際には弁護士が必要となります。

企業側はユニオンからの要求内容を労働基準法等の関連法規に照らし合わせて精査し、権利を尊重した対応を行うことが求められます。誠実かつ適切な応答によって、労使間のトラブル回避や円満な退職促進につながります。さらに、実際に外部労働組合が介入するケースでは、会社内の労働環境や制度の改善の契機となることも多いため、この点を踏まえた長期的な労務管理の見直しも重要になります。

民間業者

民間の退職代行業者は、法律上の資格を持たず、依頼者本人の退職意思を会社に伝える連絡役に限定されたサービスを提供しています。これらの業者は、本人の代理人として交渉や条件調整を行うことができないため、会社側は金銭請求や労働条件の交渉に応じる法的義務を負いません。例えば、民間業者から「退職金の増額を求める」「残業代の支払いについて交渉する」といった要請がある場合、違法な代行業者になるため対応する必要はありません。

企業としては、民間業者からの連絡を受けた際には、まず依頼者本人の意思を確認し、本人確認や委任状の提出を徹底することが重要です。これにより、意思の真偽を適切に把握し、第三者による不正な申し出や誤解の防止につながります。

また、民間業者が関与するケースでは、退職手続きの進行において直接交渉ができないため、業務引継ぎや貸与物の返却などの実務的な取り組みは依頼者本人とのコミュニケーションを重視しつつ進める必要があります。会社は、本人からの正式な退職届の提出や有給休暇の消化確認など、労働契約に基づく手続きをきちんと実施し、トラブルの回避に努めることが肝要です。

なお、民間業者のサービス内容や信頼性は幅広く、熟練度や対応の丁寧さも業者によって異なるため、企業は万が一のトラブルに備えて業者の身元確認も怠らないようにしましょう。ネット上の口コミや登録状況の調査、公的な認可の有無の確認が参考になります。こうした対応を通じて、民間退職代行を利用された場合でも、企業として法令遵守かつ円滑な手続きを進めることが可能となります。

退職代行を使われる背景

退職代行を使われる背景には、従業員が直接退職の意思を伝えにくい職場環境が大きく影響しています。特に、人間関係の悪化やパワハラ、過度な精神的ストレスが原因で、「直接伝えても理解されない」「トラブルを避けたい」と考えるケースが増えています。たとえば、2019年の厚生労働省の調査によると、離職理由の約3割に職場の人間関係が関与していることが明らかになっており、これは退職代行の利用増加と密接に関連しています。

また、社員が上司や会社の抵抗に遭い、退職を切り出しにくい状況も多いです。会社側の強い引き止めや、退職に伴う話し合いの場が設けられない場合、精神的負担が大きく退職代行に頼らざるを得ない状況が生まれます。さらに、労働時間の長さや劣悪な労働環境、評価制度の不透明さも退職代行を使われる要因として挙げられます。

こうした背景から、退職代行を利用された企業は、単に退職手続きを進めるだけでなく、従業員がなぜ直接退職意思を伝えなかったのかを理解し、根本的な課題解決に取り組む必要があります。職場のコミュニケーション改善やハラスメント対策に注力することで、退職代行を使われる事態を減らすことが可能です。企業内での信頼関係を築き、従業員が安心して意見を述べられる環境作りを促進することが、今後ますます求められています。

退職代行業者の身元や資格の確認

退職代行サービスを利用して連絡があった場合、企業はまずその提供者の正当性を慎重に確認する必要があります。弁護士や労働組合によるサービスは、法律に基づく適切な資格や許可を有しているため、担当者の情報や連絡先の真偽を確認したうえで対応します。

一方で、民間業者の場合は法的代理権を持たないため、不正確な情報や無資格の業者が混在している可能性があります。企業は公的な登録情報や実態を入念に調査し、信頼性の有無を見極めることが重要です。

従業員本人の意思確認

退職代行から申し出があった際、直接連絡が難しい状況であっても、電話やメールなど複数の連絡手段を用いて、従業員本人と連絡を取る努力をすることが重要です。これにより、誤解や嫌がらせに起因する虚偽の申し出を防ぐことができます。

さらに、退職代行を使われた場合は、退職代行業者に対しても、本人からの委任状や身分証明書のコピーの提出を求めて、依頼者が正しく従業員本人であることを確認する手段が有効です。こうした対策を講じて本人の意思を正確に確認しないと、後にトラブルが発生する可能性があります。

そのため、退職代行を使われた際には、従業員本人の意思を丁寧に確認し、十分に連絡を取り合いながら、慎重に次の手続きへ進めることが大切です。

従業員の雇用形態の確認

退職代行からの連絡を受けた場合、企業としては従業員の雇用形態をまず確かめる必要があります。無期契約か有期契約かによって、退職手続きの進め方や必要な対応が異なるためです。

民法第627条によれば、無期契約の場合は一定期間の予告を行えば従業員は退職が可能ですが、有期契約の場合、原則として契約期間満了までに退職することはできません。ただし、パワハラや職場環境の悪化など、やむを得ない理由がある場合には例外が認められることがあります。

企業は、従業員と交わした雇用契約の内容を正確に確認した上で、退職代行を通じた申し出に適切に対応できるよう、従業員本人と冷静に話し合いを進めることが大切です。また、必要に応じて法的対応を検討し、適切な手順を踏むことで、企業側が不要なトラブルを防ぐことにもつながります。

退職届の提出依頼

退職届は、正式な退職の意思を企業に伝えるために欠かせない書面です。特に、退職代行を使われた場合でも、企業が指定するフォーマットがある際は、その書式に沿った退職届の提出を依頼するのが一般的です。提出された退職届に不備や記載漏れがあった場合には、速やかに再作成を求めることが適切です。

近年では、郵送や電子メールで退職届の提出を受け付ける企業も増えており、担当者が内容をきちんと確認したうえで承認手続きが進められます。正確な退職届の提出が行われなければ、事務手続きが円滑に進まないだけでなく、法的なトラブルにつながるリスクもあるため、退職代行を使われた場合でも企業として慎重な対応が求められます。

貸与物の返却対応

退職時には、企業から貸与されたパソコンやスマートフォン、社員証、制服などの物品は、必ず返却してもらう必要があります。退職代行を利用した場合であっても、企業の資産である貸与物の返却は非常に重要です。

返却方法や期限については企業側から明確な指示を出し、必要に応じて督促を行うことで、貸与物の返却状況を適切に管理することが大切です。これにより、企業の資産保護だけでなく、機密情報の漏洩防止にもつながります。退職時の貸与物返却手続きを円滑に進めることで、企業と退職者の双方にとってトラブルを防止することができます。

退職届の受領と手続きの進行

退職届が正式に受領された場合、速やかに人事や総務部門が退職手続きの進行に取り掛かります。退職日や引継ぎ期間の調整、社会保険や雇用保険の手続き、ならびに必要書類の作成・交付などを順次実施します。

退職代行を使われた場合であっても、企業は通常の退職者と同様に法的な手続きを遵守しなければなりません。従業員に不利益が生じないよう、最終給与の精算や各種書類の交付など、すべての対応を遅滞なく行うことが重要です。このような適切な対応を通じて、企業は責任を持って円満な退職を進めることができます。

有給休暇の消化確認

有給休暇の消化状況も退職手続きの一環として企業側が正確に管理することが必要です。退職までに残っている有給については、原則として消化させるか、買い取り対応を検討することが求められます。退職代行を利用された場合は、本人が直接申請しにくいケースが多いため、企業が有給休暇の残日数を確認し、適切な措置を検討する責任があります。企業は労使間の無用なトラブルを避けるためにも、公正かつ透明性の高い手続きを心がけることが重要です。有給消化が円滑に進むことで、退職者の負担が軽減されるだけでなく、企業の印象向上や働きやすい職場づくりにも寄与します。

民間の退職代行サービスの場合は交渉をしない

民間の退職代行サービスは、依頼者である従業員の退職意思を企業に伝達する役割に限定されており、法的代理権や企業との交渉権限はありません。このため、退職代行サービスが企業と直接交渉を行うことは、法律上認められておらず、そのような行為は違法な非弁行為に該当する可能性があります。

企業側としては、退職代行サービスを通じた交渉には応じず、あくまでも退職意思伝達の仲介者であると認識しましょう。従業員本人と連絡を取り合い、円滑かつ適切に退職手続きを進めることが重要です。また、退職代行サービスを利用する背景にはさまざまな事情があるため、企業は過度な対立を避け、冷静に対応する姿勢が求められます。

業務引継ぎの指示について

退職代行を通じて退職する従業員には、企業としてできるだけ早急に業務引継ぎの指示を明確に連絡することが必要です。直接会って説明できない場合でも、書面やメールなど適切な手段を用いて引継ぎ内容や期限を指定し、また責任の所在を明確にすることが望ましいです。引継ぎが不十分だと、企業の業務全体に支障が出るリスクがあるため、たとえ退職代行サービスを利用している場合でも、最小限の協力を得られるよう配慮する必要があります。会社側では、担当者同士の円滑な情報連絡や、フォローアップ体制の構築を心がけ、必要な情報を漏れなく受け取ることが重要です。

法的リスクと注意点

不当な退職拒否や本人確認を軽視する行為は、不法行為と判断される可能性もあります。特に、退職代行に弁護士や労働組合が介在しているケースでは、企業側は法的な交渉権を十分に理解し、安易な拒否や対立を避けることが重要です。

また、有期契約で雇用している従業員や特別な事情が存在する場合には、関連する法律や規則を正確に把握し、法令に則った適切な対応が求められます。企業としてトラブルを未然に防ぐためには、早期の連絡や当事者間の透明性を意識し、スムーズかつ適正な手続きに努めることが望ましいでしょう。

従業員との信頼関係構築

企業において従業員との信頼関係を構築するためには、上司が日常的に対話を重ねる姿勢が欠かせません。定期的なコミュニケーションを通じて、従業員の悩みや課題を早期に把握し、的確な支援や対応を行うことが重要です。これにより従業員は自らの意見を伝えやすくなり、心理的な負担が軽減されます。

また、透明で公正な評価制度や処遇を実施することで、企業への信頼感が高まります。信頼関係は職場の環境改善や離職の抑制につながり、退職代行といった手段に頼る必要性を減らす効果もあります。上司自身が率先して誠実な態度で接することで、企業全体の風通しが良くなり、組織の安定化に寄与します。

退職代行を使われる要因の分析・改善

退職代行の利用要因を明確にするためには、従業員との面談が効果的です。面談では個別の事情や職場での具体的な悩みを直接聞き取り、問題の根本を理解します。また、匿名性を保てるアンケートを活用することで、より多くの従業員から広範な意見や要望を収集できます。これらの手法で得たデータを統合して分析することで、職場の課題や改善点が浮き彫りとなります。企業はその結果を基に、職場環境の整備やコミュニケーションの促進、研修の充実など具体的な改善策を講じることが重要です。さらに、定期的な調査によるフォローアップを実施し、効果を検証しながら持続的に職場環境を向上させる取り組みを続けることが退職代行の利用抑制につながります。